Compte-rendu · Atelier hebdomadaire ABAX INFO × AXION

Synthèse exécutive

En une phrase. Atelier de ~3h40 consacré à la finalisation de la réponse technique et financière à un appel d'offres pour une fondation (~230 utilisateurs / 7 sites) : validation de la méthodologie suisse Hermes 2022, réorganisation des volets en une logique opérationnelle cohérente, ajout d'une Phase 0 / Volet Zéro d'immersion terrain comme socle, uniformisation du modèle tarifaire en forfaits (taux senior 1 680 €/jour) avec licences Microsoft E5. Coût total estimé autour de 750 000 € matériel inclus, 70 000 €/an de récurrent. Envoi visé lundi, documents au client mardi matin.

Méthodologie

Hermes 2022 & Phase 0 d'immersion

Adoption du standard suisse Hermes 2022. Réorganisation des volets (tenant, collaborateurs, appareils, MacOS, IA, digitalisation, résilience, formation) et ajout d'un Volet Zéro d'immersion sur les 7 sites comme socle indexant les autres volets.

Modèle tarifaire

Forfaits, taux senior 1 680 €/jour

Taux basé sur 240 CHF/h × 7h. Licences Microsoft E5 (55 €/mois/utilisateur, tarif non-profit 242 €/utilisateur/an). BPU en 3 catégories (one-shot, récurrent, options), TCO sur 3 ans. Option Jamf Pro rejetée (couverte par l'E5).

Budget & délai

~750 000 € · 70 000 €/an récurrent

Enveloppe globale matériel inclus (~700-750 000 €), 230 machines (100-150 000 €), infrastructure entièrement serverless. Positionnement premium expertise technique. Envoi proposition lundi, documents client mardi matin.

~230 util.

Périmètre · 7 sites

1 680 €/j

Taux senior (240 CHF/h)

~750 K€

Coût total matériel inclus

70 K€/an

Coûts récurrents

1 · Contexte & participants

Cadre. Atelier hebdomadaire entre ABAX INFO (entreprise informatique, contact Eric Darien) et AXION (Seb Fournier & Djemel Chaouche). Réunion Google Meet d'environ 3h40, démarrée à 14h27. Objet : finaliser la réponse à un appel d'offres pour une fondation (~230 utilisateurs, 7 sites).

Participants

Eric Darien (ABAX INFO) — eric.darien@abaxinfo.com — pilote côté client.
Seb Fournier (AXION) — seb@axion.supply.
Djemel Chaouche (AXION) — djemel@axion.supply.
Compte admin AXION — admin@axion.supply (présent à la session).

Contrainte de délai

Délai client tendu : nécessité de justifier le délai de livraison auprès de Pascal Damien et d'annoncer l'envoi des documents pour mardi matin.

2 · Décisions prises

Adoption de la méthodologie Hermes 2022 (standard reconnu en Suisse).
Ordre final des volets : optimisation du tenant, protection des collaborateurs, protection des appareils, migration vers MacOS, IA, digitalisation, résilience globale, sensibilisation et formation.
Ajout d'un Volet Zéro / Phase 0 (immersion, 7 sites) comme socle indexant les autres volets.
Transparence sur les certifications Microsoft : indiquer qu'elles sont en cours d'acquisition / prévues pour 2027.
Présentation légère des intervenants via liens LinkedIn (pas de CV complets dans un dossier de 50 pages).
BPU structuré en 3 catégories : one-shot, récurrent, options — avec calcul automatique en cascade (TCO sur 3 ans).
Licence retenue : Microsoft E5 (55 €/mois/utilisateur ; tarif annuel non-profit fixé à 242 €/utilisateur).
Rapports optionnels en italique, exclus des totaux financiers.
Solution Microsoft retenue pour la gestion des appareils ; option Jamf Pro rejetée (déjà couvert par l'E5).
Marge gestion de projet (15-20 %) intégrée dans les prestations, pas en ligne séparée.
Vision budgétaire sur 3 ans (setup an 1 + récurrents sur 3 ans).
Couper l'accès au portail précédent après envoi final.

3 · Méthodologie, structure & Volet Zéro

Hermes 2022. Cadre validé pour structurer le dossier. Document dense, sections incomplètes signalées en jaune, relecture de cohérence nécessaire. Réorganisation des volets en priorisant l'optimisation et la sécurisation du tenant.

Volet Zéro / Phase 0 (Immersion)

Immersion transversale sur les 7 sites de la fondation, estimée à 12 jours (préparation, visites terrain, restitution).
Socle : les montants des autres volets sont indexés sur cette phase.
Synthèse Phase Zéro : ~12 jours × 1 680 €/jour = 20 160 €.

Phase d'optimisation

Estimée à 17 jours (6 actions), réorganisée selon 4 axes client : identité/sécurité, gestion, protection données/terminaux, transfert de compétences.
Valorisation : base 240 CHF/h × 7h/jour = 28 560 € pour 17 jours.

4 · Licences Microsoft E5 & volets chiffrés

Licences & protection collaborateurs (Phase 2)

E5 à 55 €/mois/utilisateur (e-mails + Office + sécurité terminaux).
Tarif annuel non-profit : 242 €/utilisateur × 230 utilisateurs = 142 416 €/an.
Protection jusqu'à 15 appareils/utilisateur (5 PC, 5 tablettes, 5 smartphones) — capacité, pas coût unitaire.
Mise en place initiale : 10 jours setup + 2 jours formation/accompagnement ; formation bornée à 3 360 €.

SLA, maintenance & support

SLA à définir par canal et type de problème ; attention aux dépendances tierces (Microsoft).
Maintenance : collaboration long terme intégrée au budget (détails contractuels en coûts variables).
Support annuel estimé à 4 320 € (360 €/mois × 12) pour l'enrôlement.

Digitalisation, résilience & sensibilisation

Volet 6 (digitalisation/automatisation) : chiffres rétablis par Seb après perte de données.
Volet 8 (résilience globale) : 27 jours, tarif senior 1 680 €/jour sauf 3 jours de test PRA à 1 260 €/jour → ~44 000 €.
Volet 7 (sensibilisation) : erreur de saisie (montants en millions) à corriger pour 230 participants.

Migration & matériel

Migration postes : audit de compatibilité + pilote 2 à 5 postes en forfait.
Infrastructure entièrement serverless (aucun serveur acheté).
Matériel : 230 machines, 100 000-150 000 € (estim. 500-600 €/unité) ; déploiement initial ~20 postes ; enveloppe globale ~700 000 €.

5 · Synthèse budgétaire

Positionnement premium. Stratégie axée sur l'expertise technique, avec une vision budgétaire présentée sur 3 ans (setup an 1 + récurrents).

Coût récurrent validé : 70 000 €/an (55 000 cybermenaces + 9 000 assistant chatbot + 3 000 chatbot + 12 000 digitalisation + 3 000).
Estimation intermédiaire : 112 000 € prestations + 70 000 € récurrents = 325 000 €.
Coût total projet : ~750 000 € matériel inclus.
Point de vigilance : sous-estimation identifiée sur les assistants / l'automatisation des flux → boucle de recalcul nécessaire.

Note de fidélité — devises

Plusieurs montants apparaissent dans les notes en euros et en CHF (taux de référence cité « 240 francs suisses ou devise équivalente »). Les chiffres ci-dessus reprennent exactement ceux des notes Gemini. Le coût total oscille selon le périmètre cité entre l'estimation intermédiaire (325 000 €) et l'enveloppe globale matériel inclus (~700-750 000 €).

6 · Outils & coordination

Synchronisation via Git + partage d'écran ; vigilance sur le versioning (travailler sur le fichier éditable correct).
Portail de ticketing nommé explicitement comme canal de support.
Formulaires HTML : forte consommation de jetons, modifications directes compliquées.
Profil « Senior » uniformisé pour le calcul des coûts de configuration (1 680 €/jour).

Actions & next steps consolidés

Actions issues de la séance. Réparties par responsable, avec l'envoi de la proposition comme jalon final.

#	Action	Owner	Echéance
1	Compléter les SLA (niveaux de service par canal/type de problème) et remplir le BPU (charges et prix par volet) ; réviser l'AO A6 (niveaux N1 et N3)	Eric	Avant envoi
2	Demander les tarifs des licences à Lori et informer Pascal Damien (justifier le délai, annoncer l'envoi mardi matin)	Eric	Avant envoi
3	Réorganiser le document selon le nouvel ordre des volets ; élaborer le contenu du Volet Zéro ; formater les rapports optionnels en italique (hors totaux)	Djemel	Avant envoi
4	Mettre à jour le calcul des coûts (230 utilisateurs) et le tableau des licences ; intégrer protocoles/durées de formation et coûts de support récurrents dans tous les volets	Djemel	Avant envoi
5	Estimer le matériel et faire un benchmark formation (via Claude) ; créer un planning visuel (Gantt)	Djemel	Avant envoi
6	Restaurer le tableau budgétaire et corriger les erreurs de calcul ; vérifier le budget matériel (Computer Shop) ; prendre en charge les sessions de formation Microsoft si retenu	Seb	Avant envoi
7	Relire pour supprimer les commentaires internes non destinés à la publication ; corriger les sections en jaune ; auditer l'exhaustivité des coûts	Seb · Djemel	Avant envoi
8	Rédiger la mention des certifications (en annexe) et mettre à jour les profils LinkedIn	Le groupe	Avant envoi
9	Couper l'accès au portail précédent après envoi final et nettoyer le document (notes internes)	Le groupe	Après envoi
10	Envoyer la proposition par email — documents au client mardi matin	Le groupe	Lundi · docs mardi matin

Signaux forts

Note. La synthèse Gemini de cette séance ne contient pas de citations verbatim entre guillemets. Les signaux forts ci-dessous sont reconstitués à partir des notes.

Positionnement

Stratégie de positionnement premium axée sur l'expertise technique, assumée pour l'ensemble de la réponse à l'AO.

Transparence

Choix assumé d'indiquer dans la réponse que les certifications Microsoft sont en cours d'acquisition ou prévues pour 2027, plutôt que de ne rien mentionner.

Pression de délai & risque budgétaire

Nécessité de justifier le délai de livraison auprès de Pascal Damien et d'annoncer l'envoi pour mardi matin — signal d'un délai client tendu. Une sous-estimation potentielle sur les postes liés aux assistants et à l'automatisation des flux impose une nouvelle boucle de calcul.

Lecture AXION. Cette séance marque le passage de la stratégie à la production : la réponse AO est cadrée (Hermes 2022, volets réordonnés, Phase 0 socle, BPU 3 catégories, E5). L'enjeu résiduel est double — fiabiliser le chiffrage (récurrents, assistants/automatisation) et tenir le délai d'envoi sans dégrader la qualité du dossier. Le positionnement premium est cohérent avec l'expertise technique mise en avant depuis les ateliers précédents.

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