Compte-rendu · Call Découverte CILS & BEAUTE × AXION

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Date

20 mai 2026 · 17h30

Durée

~1h40

Participants

Oko Jigjid (CILS & BEAUTE) · Seb Fournier · Djemel Chaouche (AXION)

Statut

Audit cadrage validé → 1er juin · 13h-15h30

Synthèse exécutive

En une phrase. Call découverte de 1h40 qui a confirmé trois axes de travail prioritaires (Opérations, Visibilité, Croissance), aboutissant à la validation d'un audit cadrage de 2h30 offert par AXION, programmé le lundi 1er juin 13h-15h30.

Diagnostic opérationnel

Dépendance Planity, charge manuelle critique

Planity utilisé depuis 7 ans comme seul CRM (Customer Relationship Management) — données clients non sécurisées en dehors. SMS promotionnels coûtent 200 EUR pour 1 000 clients. Mises à jour GBP (Google Business Profile) chronophages et entièrement manuelles.

Stratégie itérative

Acquisition d'abord → finance le reste

Priorité au système d'acquisition générant des flux financiers immédiats. Chaque brique CAPA (Capability) financée par la précédente. Lissage de facturation possible vu les contraintes de trésorerie actuelles.

Audit cadrage validé

2h30 offert · Lundi 1er juin · 13h-15h30

Session structurée pour établir une feuille de route priorisée. Questionnaire préparatoire de 20 min à remplir avant. Invitation Google Meet envoyée par Seb. Sécurisation des données Planity à initier en parallèle.

3 axes

Opérations · Visibilité · Croissance

~200 EUR

Coût SMS / 1 000 clients Planity

2h30

Audit cadrage offert · 1er juin

2 instituts

Cenon + Bordeaux — potentiel mutualisation

1 · Contexte CILS & BEAUTE

Profil fondatrice. Otgonjargal "Oko" Jigjid, membre du programme Entrepreneurs depuis novembre 2025. Elle gère deux instituts de beauté à Cenon et Bordeaux, spécialisés en extensions de cils, soins coréens et dermopigmentation.

Structure et équipe

Équipe actuelle : Oko (fondatrice, praticienne principale) + 1 masseuse salariée + 2 indépendantes + 1 apprentie prévue en août 2026.
Outil de réservation : Planity, abonnée depuis 7 ans. Outil performant pour la prise de RDV mais insuffisant comme CRM centralisé et source de vérité des données clients.
Présence en ligne : fiche GBP bien référencée malgré un site Wix peu visible. Tension entre notoriété locale et capacité à convertir de nouveaux clients en ligne.
Spécialités : extensions de cils (expertise principale, forte fidélisation clientèle), soins coréens (levier produit identifié), dermopigmentation.

Agenda saturé et fatigue opérationnelle

Saturation de l'agenda : Oko enchaîne les prestations en présentiel, laissant peu de marge pour les tâches de gestion, communication et développement stratégique.
Mises à jour manuelles : gestion des posts GBP, réponse aux avis et mise à jour des informations pratiques réalisées manuellement — source de charge mentale identifiée.
Dépendance personnelle : les clientes exigent la présence d'Oko pour les prestations phares, ce qui complique la délégation et crée un goulot d'étranglement structurel.
Apprentie en août : l'arrivée de l'apprentie en août représente une première ouverture pour absorber une partie des prestations et libérer du temps.

Vente de produits comme levier hors-temps

Soins coréens identifiés comme priorité produit : vente en tunnel après prestation = augmentation des marges sans saturer davantage l'agenda. Levier sans contrainte de temps de présence physique.
Potentiel de mutualisation entre les deux instituts : processus communs, stocks partagés, communication unifiée. Doublement du CA jugé réalisable par AXION au vu des ressources disponibles.

2 · Trois axes diagnostics identifiés

Axe 1 — Opérations

Planity = CRM insuffisant : la plateforme gère les réservations efficacement mais ne constitue pas un CRM centralisé. Les données clients y sont captives — aucune exportation ni portabilité natives simples.
Coût SMS prohibitif : l'envoi de SMS promotionnels via Planity coûte environ 200 EUR pour 1 000 clients, ce qui rend les campagnes de relance économiquement peu viables.
GBP manuel et chronophage : les mises à jour de la fiche Google Business Profile (horaires, posts, réponses aux avis) sont intégralement manuelles. Chronophage et incompatible avec un agenda déjà saturé.
Données non sécurisées hors Planity : si l'abonnement Planity est interrompu ou si le prestataire change ses conditions, l'intégralité de la base client est inaccessible. Risque de dépendance critique identifié.
Brevo recommandé : Djemel recommande Brevo comme alternative pour la gestion CRM et les communications (email + SMS). Oko a déjà tenté Brevo par le passé mais s'est heurtée à des difficultés de paramétrage technique — AXION peut prendre en charge cette étape.

Axe 2 — Visibilité

Site Wix peu trouvable : le site actuel, une page Wix, est difficile à trouver via les moteurs de recherche. Le SEO (Search Engine Optimization) n'a pas été travaillé. Impact direct sur le flux de nouveaux clients.
Fiche GBP bien référencée : paradoxe identifié — la fiche Google Business Profile est mieux positionnée que le site web pour les recherches locales. C'est le principal point d'entrée numérique aujourd'hui.
Déconnexion entre GBP et site : les nouveaux clients trouvent la fiche mais ne trouvent pas le site. Refaire ou optimiser le site web est un levier futur — après le système d'acquisition.

Axe 3 — Croissance

Système d'acquisition en priorité : Oko et AXION conviennent que le levier immédiat est un système d'acquisition structuré pour générer du flux financier. Ce flux financera ensuite le site, la visibilité et les autres améliorations.
Logique d'autofinancement par briques : chaque brique CAPA (Capability) est idéalement financée par les résultats de la brique précédente. Évite un engagement financier initial lourd dans un contexte de trésorerie contraint.
Vente produits post-prestation : un tunnel de vente automatisé proposant les soins coréens après chaque prestation pourrait augmenter le panier moyen sans temps supplémentaire d'Oko.

3 · Méthodologie AXION — la méthode 5A

5A défini. La méthode 5A d'AXION = Analyser, Améliorer, Automatiser, Augmenter, Accompagner. Elle structure l'intervention de A à Z, de l'audit initial à la montée en puissance opérationnelle.

Principes présentés à Oko

Élimination du gaspillage d'abord : avant d'automatiser ou d'investir, identifier et supprimer les éléments inutiles — abonnements logiciels redondants, prestations externes sans ROI (Return on Investment) démontré, tâches à faible valeur ajoutée.
Méthode des 5 "pourquoi" : pour identifier la cause racine de chaque blocage. Évite de traiter des symptômes et génère des solutions durables plutôt que des pansements.
Pas d'automatisation sans ROI : chaque automatisation doit produire un gain démontrable — financier (réduction de coût, augmentation de CA) ou temporel (heures libérées). Aucun investissement pour le plaisir de la technologie.
Pas d'engagement long terme forcé : transparence totale sur les coûts et les bénéfices attendus. La valeur ajoutée est le seul mécanisme de fidélisation — pas les contrats verrouillés 12 à 24 mois pratiqués par certaines agences.
Maintenance et veille continue : un système automatisé nécessite une maintenance rigoureuse et une veille technologique face à l'évolution rapide des outils (ChatGPT, Claude, etc.). AXION assume cette veille pour le client.

Rythme de collaboration envisagé

Point hebdomadaire d'une heure : pour piloter les actions en cours, mesurer les résultats et ajuster. Oko se concentre sur sa valeur ajoutée (prestations), AXION exécute les tâches chronophages de gestion et de croissance.
Lissage de facturation possible : face aux contraintes de trésorerie d'Oko, AXION s'engage à trouver des arrangements (paiement échelonné) pour que l'investissement soit accessible dès le démarrage.

4 · Pain points exprimés par Oko

Profil de situation. Oko gère deux instituts avec une équipe réduite, un agenda saturé et des contraintes de trésorerie. Le cercle vicieux identifié : pas de temps pour structurer → pas de croissance → pas de ressources pour investir → pas de temps.

Charge opérationnelle

Épuisement quotidien : Oko travaille chaque jour, tiraillée entre les prestations, la gestion administrative et le pilotage des deux instituts. Le modèle actuel n'est pas soutenable à moyen terme.
Difficulté à déléguer : les clientes les plus fidèles exigent la présence d'Oko pour les prestations phares (notamment les extensions de cils). Cette dépendance personnelle plafonne mécaniquement la capacité de croissance.
Double localisation : la gestion de deux sites (Cenon + Bordeaux) multiplie la charge sans avoir encore mis en place de mutualisation des processus entre les deux établissements.

Contraintes financières

Problèmes de trésorerie : malgré un travail intensif, les résultats financiers ne permettent pas encore de dégager les ressources nécessaires pour investir dans les outils et la croissance.
Incapacité à investir seule : Oko reconnaît avoir besoin d'un regard extérieur et d'une structure pour sortir du cercle vicieux. Elle ne peut pas le faire seule.

Vision personnelle

Aspiration à travailler 3-4 jours par semaine : Oko veut retrouver une qualité de vie et de la sérénité dans son activité, sans s'épuiser quotidiennement.
Fort besoin de réussir : Oko réaffirme une forte volonté d'avancer et accepte la proposition d'audit pour sortir du cercle vicieux dans lequel elle se sent coincée.

5 · Modèle économique discuté

Approche pragmatique. Deux modèles évoqués pour s'adapter à la situation de trésorerie d'Oko. Décision finale après l'audit du 1er juin, une fois les priorités et les premiers résultats attendus mieux chiffrés.

Options évoquées

Pack visibilité ~990 EUR/mois : abonnement mensuel couvrant la gestion de la visibilité digitale (GBP, SEO, présence en ligne). Modèle prévisible pour Oko mais représente une charge fixe significative dans le contexte actuel.
Modèle commission sur nouvelles acquisitions : AXION est rémunéré sur les nouveaux clients générés. Limite les charges fixes initiales et aligne les intérêts des deux parties sur la croissance réelle. Approche "skin in the game" — AXION ne génère pas de coût si aucun résultat.
Lissage de facturation : quelle que soit l'option retenue, AXION propose d'échelonner les paiements pour rendre l'investissement accessible compte tenu des contraintes de trésorerie actuelles.
Point hebdomadaire d'une heure : inclus dans la collaboration pour piloter les actions et s'assurer que le temps investi par Oko génère bien un gain supérieur à l'effort consenti.

Principe clé — ROI avant tout

AXION ne proposera aucune solution dont le ROI (Return on Investment) — financier ou temporel — ne peut être clairement anticipé. L'audit du 1er juin aura précisément pour mission de chiffrer ce potentiel et de hiérarchiser les briques par impact immédiat.

6 · Distinction Entrepreneurs vs AXION

Clarification importante. Oko a rejoint le programme Entrepreneurs en novembre 2025. AXION est intervenu en tant qu'agence partenaire indépendante. La distinction entre les deux rôles a été explicitée dès l'introduction.

Rôles respectifs

Programme Entrepreneurs : accompagnement de type coaching, conseil stratégique, développement personnel et entrepreneurial. Seb Fournier et Djemel Chaouche y participent en tant que membres mais Entrepreneurs n'est pas leur structure.
AXION : agence de livraison concrète et d'implémentation opérationnelle. AXION ne fait pas de conseil abstrait — chaque engagement se traduit par des livrables mesurables (systèmes, automatisations, processus documentés).
Indépendance totale : AXION opère indépendamment du programme Entrepreneurs. La relation contractuelle et financière est directement entre Oko et AXION.

Présentation d'AXION

Fondé à l'été 2025 : Djemel Chaouche et Seb Fournier ont fondé AXION en s'appuyant sur 25 années d'expérience combinée dans les processus et les opérations, appliquées à l'intelligence artificielle pour les PME.
Traction initiale : à la date du call, AXION compte 2 contrats signés et 3 prospects très avancés — confirmation que le modèle est validé sur le terrain.
Valeurs fondatrices : refus des pratiques abusives (facturation sans valeur ajoutée, contrats verrouillés). AXION ne s'engage que dans des relations où la co-construction génère une valeur réelle et mesurable pour le client.

7 · Leviers de croissance identifiés

Potentiel identifié. Deux leviers immédiats peuvent générer un impact financier sans nécessiter d'investissement massif ni de refonte de l'organisation : la vente de produits et la mutualisation entre les deux instituts.

Levier 1 — Vente de produits (soins coréens)

Tunnel après prestation : à la fin de chaque soin, un tunnel de vente automatisé propose les soins coréens complémentaires. Augmentation du panier moyen sans temps supplémentaire d'Oko et sans saturer davantage l'agenda.
Marge produit supérieure : la vente de produits génère une marge plus élevée que les prestations (coût du temps de travail d'Oko est absent). C'est le levier de rentabilité immédiat le plus accessible.
Soins coréens = différentiation : produit identitaire de l'institut, déjà en stock, cohérent avec le positionnement. Pas de ressource supplémentaire à investir pour constituer la gamme.

Levier 2 — Mutualisation entre les deux instituts

Processus mutualisés : les procédures, templates de communication, séquences d'emails et automatisations développées pour un institut peuvent être déployées sur les deux. Le coût de développement est divisé par deux.
Potentiel de doublement du CA : AXION estime que la mutualisation des ressources et des processus entre Cenon et Bordeaux représente un levier de doublement du CA global — jugé réalisable au vu des ressources actuelles disponibles.
Questionnaire audit intègre cet axe : l'audit du 1er juin sera structuré pour explorer précisément ce potentiel de mutualisation et définir les priorités d'exécution.

8 · Logistique de l'audit du 1er juin

Décision prise en séance. Audit cadrage de 2h30 confirmé pour le lundi 1er juin 13h-15h30, offert par AXION. L'objectif est d'identifier les priorités opérationnelles et stratégiques, de définir une feuille de route par briques, et de chiffrer le potentiel de ROI par levier.

Organisation

Date et format : lundi 1er juin 2026, 13h00-15h30. Session Google Meet de 2h30 animée par Djemel et Seb. Format entièrement offert dans le cadre de la démarche commerciale AXION.
Questionnaire préparatoire : questionnaire de 20 minutes à remplir par Oko avant la session. Envoyé par Djemel et Seb début de semaine (25-31 mai). Contient des questions sur les deux instituts, les processus actuels, les outils, les objectifs financiers et les contraintes.
Invitation Google Meet : Seb envoie l'invitation calendrier avec lien Google Meet pour le 1er juin 13h-15h30.

Action parallèle urgente — Sécurisation des données

Export Planity → Import Brevo : dès réception des accès partagés, Djemel et Seb initient l'export de la base client de Planity et l'import dans Brevo. Cette étape est prioritaire car elle sécurise l'actif le plus précieux de CILS & BEAUTE — la base client — en dehors d'un outil propriétaire tiers.
Pas d'attente de l'audit : cette sécurisation peut et doit être faite avant même la décision de collaboration. C'est une mesure de bon sens sans risque.

Canaux de communication

WhatsApp + email : les participants ont convenu d'utiliser WhatsApp pour les échanges rapides et le courriel pour les documents formels. Numéros de téléphone échangés en fin de call.
Email Oko : okocilsetbeaute@gmail.com — à utiliser pour les envois du questionnaire et de l'invitation.

Actions & next steps consolidés

7 actions issues du transcript. Classées par ordre chronologique. Issues des 9 étapes suivantes identifiées par Gemini et validées en séance.

#	Action	Owner	Echéance
1	Envoyer le questionnaire préparatoire audit — questionnaire de 20 min ciblé sur les deux instituts, les processus actuels, les outils, les objectifs et les contraintes financières. Lien : questionnaires.axion.supply/questionnaires/instituts-oko.html	Djemel · Seb	Sem. 25-31 mai
2	Envoyer l'invitation Google Meet — lundi 1er juin 13h00-15h30, lien Google Meet inclus	Seb	Sem. 25-31 mai
3	Remplir le questionnaire préparatoire — répondre aux questions sur les deux instituts afin de maximiser l'efficacité de l'audit du 1er juin	Oko	Avant 1er juin
4	Exporter la base client Planity → importer dans Brevo — sécuriser les données clients hors de la plateforme Planity. Action prioritaire indépendante de la décision de collaboration	Djemel · Seb	Dès accès partagés
5	Animer l'audit cadrage 2h30 — identifier les priorités opérationnelles et stratégiques des deux instituts, chiffrer le potentiel ROI par levier, explorer la mutualisation Cenon + Bordeaux	Djemel · Seb · Oko	Lun. 1er juin · 13h-15h30
6	Structurer la feuille de route par briques CAPA — prioriser les briques selon l'impact financier immédiat, en tenant compte des contraintes de trésorerie d'Oko	Djemel · Seb	Post-audit · 1er juin
7	Présenter la proposition commerciale — modèle économique (commission ou abonnement), planning, livrables, conditions de lissage de facturation	Djemel · Seb	Post-audit · date à confirmer

Signaux forts — Verbatims Oko Jigjid

"Sentiment d'emprisonnement dans ma propre activité."

— Oko Jigjid, CILS & BEAUTE · ~01:00:01

"Je veux travailler 3 à 4 jours par semaine au lieu de m'épuiser quotidiennement. Mais là, en ce moment, c'est compliqué, j'ai vraiment des soucis de trésorerie."

— Oko Jigjid, CILS & BEAUTE · ~01:00:54 – 01:23:04

Réaffirmation de la volonté d'avancer : Oko accepte la proposition d'audit pour sortir du cercle vicieux dans lequel elle se sent coincée.

— Oko Jigjid, CILS & BEAUTE · ~01:27:29

Lecture AXION. Ces trois signaux convergent vers un profil à fort potentiel mais structurellement bloqué. La combinaison épuisement + trésorerie contrainte + dépendance personnelle crée le cercle vicieux identifié. L'audit du 1er juin doit produire une feuille de route qui brise ce cercle par le levier ayant le ROI immédiat le plus élevé — vraisemblablement l'acquisition et la vente produit.

Evaluation AXION du potentiel

Position AXION — Engagement réciproque

Seb Fournier et Djemel Chaouche expriment en séance leur conviction qu'Oko ne peut réussir seule sans regard extérieur et structure adéquate. Les deux instituts de CILS & BEAUTE présentent un fort potentiel de croissance, ce qui justifie l'investissement de temps d'AXION dans une relation gagnant-gagnant, incluant l'audit de 2h30 offert.

Facteurs de potentiel identifiés

Deux instituts déjà opérationnels : l'infrastructure existe. Le levier est l'optimisation et la croissance, pas la création. La base est solide.
Fidélisation clientèle forte : les clientes reviennent régulièrement pour Oko personnellement — c'est une preuve de qualité de service qui peut être capitalisée via des programmes de recommandation et de réachat produit.
Leviers non exploités : vente produits, GBP non automatisé, données clients non exploitées, mutualisation des processus entre les deux instituts. Chacun de ces leviers représente un gain disponible sans création d'actif nouveau.
Potentiel de doublement du CA : AXION estime qu'avec les ressources actuelles, une organisation structurée et des outils adaptés, doubler le CA global est réalisable. Cette évaluation sera affinée lors de l'audit du 1er juin.

Condition de réussite

Regard extérieur et structure : Oko reconnaît elle-même cette nécessité. La condition première est l'engagement dans la démarche — questionnaire rempli, audit animé sérieusement, décisions prises collectivement.
Relation à long terme : AXION ne cherche pas la prestation transactionnelle. L'objectif est une collaboration durable fondée sur la valeur générée — alignée sur les valeurs de transparence et de co-construction exprimées en séance.

CR — Call Découverte CILS & BEAUTE × AXION